4 Tipps für eine faire Design-Ausschreibung

Was ist eine Design-​​Ausschreibung?

Du benötigst für dein Unter­nehmen

• ein neues Corporate Design inkl. Logodesign,
• eine komplette Werbekampagnen-Umsetzung,
• eine Website
• oder einfach eine Agentur, die dich die nächsten 3 Jahre im Bereich Print/Layout unterstützt?

Ein Weg, um eine geeignete Kreativ– oder Werbe­agentur zu finden, die dir dabei hilft, deine Design-​​Vorstellungen umsetzen zu können, ist die Design-​​Ausschreibung.

Du kannst auf verschie­denen Wegen eine Ausschreibung sichtbar machen: 

• öffentliche Ausschreibung
• beschränkte Ausschreibung (mit einer begrenzten Anzahl interessierter Agenturen) 

Dabei unter­scheidet man außerdem zwischen einer Ausschreibung mit oder ohne Teilnah­me­wett­bewerb, sprich: Müssen die Agenturen einen Pitch vorbe­reiten oder nicht? Bei Ausschrei­bungen ohne Pitch schicken dir Agenturen ein Angebot und Referenzen zu.

Bedenke: Eine offene Ausschreibung mit Pitch bedeutet viel Arbeit für Agenturen bei einem gleich­zeitig großen Bewer­ber­kreis. Kleine Agenturen können diesen Aufwand ohne Vergütung meist nicht stemmen – obwohl sie vielleicht geeignet für den Auftrag wären.

Von Werbe­an­zeigen über Webdesign bis zur Image­bro­schüre – mit Design-​​Ausschreibungen gibst du vielseitige Projekte in Auftrag. 

Darum sind Design-​​Ausschreibungen wichtig

In einer Design-​​Ausschreibung veröf­fent­lichst du alle für eine Agentur wichtigen und relevanten Infor­ma­tionen zu deinem Projekt und erklärst deine Vorstel­lungen vom Ergebnis. Im Grunde vergibst du mit deiner Ausschreibung einen „Auftrag“ für dein Design-​​Projekt.

Eine aussa­ge­kräftige Design-​​Ausschreibung ist die Grundlage für ein Angebot oder einen gut vorbe­rei­teten und überzeu­genden Agentur-​​Pitch. Unvoll­ständige Ausschrei­bungen bedeuten immer einen Mehraufwand für Agenturen, um offene Fragen zu klären. Dabei geht den Design-​​Agenturen kostbare (Arbeits-)Zeit verloren, die gewinn­bringend in den Pitch inves­tiert werden könnte. Und: Viele Rückfragen führen häufig dazu, dass Agenturen abspringen, da ihnen schlichtweg die Zeit fehlt, um weitere Infor­ma­tionen einzu­holen. Wenn du also willst, dass viele passende Dienst­leister bei dir vorstellig werden und sich entspre­chend vorbe­reiten, solltest du deine Erwar­tungen von vornherein klar kommu­ni­zieren.

Jetzt lesen: Unsere Erfah­rungen zu Pitches

In 4 Schritten zur optimalen Design-​​Ausschreibung

1. Diese grund­le­genden Infor­ma­tionen sollte deine Design-​​Ausschreibung enthalten

Zunächst ist es wichtig, dass alle Infor­ma­tionen zum Auftrag eindeutig formu­liert sind. Es muss klar hervor­gehen, welchen Auftrag du bei einem Pitch-​​Gewinn an die Agentur vergibst. Auch muss der Umfang an Leistungen und Diszi­plinen in der Ausschreibung sichtbar sein. Dazu orien­tierst du dich am besten an den W-​​Fragen:

• WAS: der Gegenstand des Projekts
• WANN: Wie lange läuft das Projekt? Gibt es ein Start- und Enddatum? Bis wann muss der Pitch spätestens abgegeben sein?
• WIE VIEL: Wie hoch ist das Projektbudget?
• WIESO: Was ist der Hintergrund des Projekts?

Besten­falls beant­wortest du diese Fragen auf der ersten Seite der Design-​​Ausschreibung.

Damit die Agentur einen detail­lierten Überblick erhält, solltest du die Ausgangslage, Erwar­tungen und Bedürf­nisse des Unter­nehmens in der Pitch-​​Ausschreibung klar definieren. Oft ist es für Agenturen wichtig zu wissen, ob du bereits ein eigenes Corporate Design, eine Bildwelt oder Claims vorweisen kannst. So ist der Aufwand besser abzuschätzen.

Corporate Design & Identity einfach erklärt

Außerdem ist es hilfreich, wenn du der Agentur weitere Infos zu deinem Unter­nehmen gibst, etwa:

• In welcher Phase befindet sich dein Unternehmen?
• Was ist in der Geschichte deines Unternehmens bereits passiert? Gab es etwa schon vor einigen Jahren einen Relaunch?
• Seit wann gibt es dein Unternehmen?
• Wie viele Mitarbeiter*innen sind beschäftigt?
• Welche Marktgebiete bedient ihr?
• Ist bei einem älteren Corporate Design mal etwas schief gelaufen?
• Was ist das Ziel des neuen Corporate Designs? Wollt ihr z.B. euer Image verjüngen, um neue Zielgruppen zu erschließen?

2. So gestaltest du deine Ausschreibung für alle Seiten fair

Damit Agenturen den Pitch für eine anspre­chende Ausschreibung vorbe­reiten können, muss eine klare Angabe zum Aufwand der Pitch-​​Vorbereitung gegeben sein. Wenn umfas­sende kostenlose Vorleis­tungen für den Pitch verlangt werden, ist das für viele – vor allem kleinere – Agenturen nicht umsetzbar.

Kostenlose Vorar­beiten für den Pitch sollten im Rahmen bleiben und zu Beginn der Ausschreibung klar kommu­ni­ziert werden.

Bedenke: Niemand kann für einen Pitch innerhalb kürzester Zeit ein ganzes Corporate Design entwerfen. Daher solltest du möglichst präzise sein, was deine Erwar­tungen anbetrifft. Schreibe daher etwa nicht „Bitte ein Corporate Design anscribbeln“, sondern werde konkret, z.B.: „Einen Vorschlag für einen Din A4 Magazin­titel als Skizze ohne tiefer­ge­hende Details.“

Diese Infor­ma­tionen sollten mindestens in der Ausschreibung zur Pitch-​​Vorbereitung angegeben sein:

• Welches Format erwartest du (z.B.: eine DIN-A4-Anzeige und ein Titel für ein Magazin)?
• Liegt ein Corporate Design vor?
• Soll ein Angebot für alle Leistungen vorbereitet werden?
• Stehen ein Präsentationstermin vor Ort bereits fest? Wenn ja, nenne Datum und Ort.
• Gibt es die Alternative eines Videocalls? Da du nicht davon ausgehen kannst, dass sich lediglich Agenturen aus deinem näheren örtlichen Umfeld vorstellen, solltest du diese Option definitiv in Betracht ziehen.

Jetzt lesen: Corporate Design erstellen für’s Web – Das Online-​​Branding 1×1

Mit diesen Angaben plant die Agentur die Pitch-​​Vorbereitung und entscheidet, inwiefern sich der Arbeits­aufwand lohnt.

Beispiel für eine Leistungs­über­sicht

Stunden­be­rechnung für …

• … die DIN-A4-Anzeige
• … einen beispielhaften Magazin-Titel
• … die Angebotserstellung
• … die Anfahrt zum Präsentationstermin
• … die Dauer des Pitches

Außerdem solltest du immer angeben, ob und wie hoch der Pitch honoriert wird. So erleich­terst du Agenturen die Finanz­planung.

Good to know: Durch­schnittlich liegt die Bezahlung für die Pitch-​​Vorbereitung bei 100 €/​Stunde. Ein Rahmen von 1.500 bis 5.000 € ist dabei völlig legitim.

3. Missver­ständ­nisse vermeiden

Achte darauf, dass die Ausschreibung immer genau auf das Projekt angepasst ist. In den Dokumenten sollten nur für das Projekt relevante Infor­ma­tionen enthalten sein. Ironie und Übertrei­bungen sind hier Fehl am Platz.

Verträge sind immer sinnvoll, um Sicherheit und Verbind­lichkeit für beide Seiten zu schaffen. Auch hier gilt: Formu­liere deine Bedin­gungen klar und deutlich, ohne ausschweifend zu werden.

Orien­tiere dich dabei nicht an Standard­ver­trägen, sondern überlege, was für die Ausschreibung und den Dienst­leister sinnvoll ist.

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Es ist ein Geben und Nehmen: Je bemühter ein Unter­nehmen bei der Abfassung einer Design-​​Ausschreibung ist, desto größer ist die Motivation bei Agenturen, einen guten Pitch vorzu­be­reiten. Ist die Ausschreibung zu umfang­reich, kryptisch oder unvoll­ständig, dann entscheiden sich mögli­cher­weise geeignete Agenturen gegen das Unter­nehmen. Ein belebter Wettbewerb mit vielen teilneh­menden Agenturen und inter­es­santen Konzepten entsteht erst, wenn es für alle Spaß macht und faire Bedin­gungen gegeben sind.

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